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职场技巧:高效实用的四象限法则

究竟什么占据了人们的时间?这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论,把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分,基本上可以分为四个“象限”:既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。这就是关于时间管理的“四象限法则”。

观念

时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上,这样可以做到未雨绸缪,防患于未然。在人们的日常工作中,很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做,随着时间的推移,造成工作质量的下降。因此,应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上,需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约,自己的时间才不会被别人所占据,从而有效地开展工作。

界限

如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,这四个象限的划分有利于大家对时间进行深刻的认识及有效的管理。

 第一象限:重要但不紧急的事

●法则重点,这才是最需要做的事。

●需要制定计划,按时完成。可以让你进入良性循环的做法!

 第二象限:重要并紧急的事

●需要优先解决,这也是没有计划的做法,无休止地一直在“瞎忙”。

 第三象限:不重要但紧急的事

●会让大家产生“这事很重要”的错觉。

●实际上就算重要也是对别人而言。大家花很多时间在这个里面打转。

●自以为是在第一象限,其实不过是在满足 别人的希望与标准。

 第四象限:不紧急也不重要的事

●浪费时间,或者完全对自己完全无意义的事。

●如果有可能,交给别人去做。

关系

第一象限和第四象限是相对立的,而且是壁垒分明的,很容易区分。

第一象限是紧急而重要的事情,每一个人包括每一个企业都会分析判断那些紧急而重要的事情,并把它优先解决。

第四象限是既不紧急,又不重要的事情,有志向而且勤奋的人断然不会去做。

第二象限和第三象限最难以区分,第三象限对人们的欺骗性是最大的,它很紧急的事实造成了它很重要的假象,耗费了人们大量的时间。

依据紧急与否是很难区分这两个象限的,要区分它们就必须借助另一标准,看这件事是否重要。也就是按照自己的人生目标和人生规划来衡量这件事的重要性。如果它重要就属于第二象限的内容;如果它不重要,就属于第三象限的内容。

策略

1. 如果你总是有紧急又重要的事情要做,说明你在时间管理上存在问题,设法减少它。

2. 尽可能地把时间花在重要但不紧急(第二象限)的事情上,这样才能减少第一象限的工作量。

3. 对于紧急但不重要的事情的处理原则是授权,让别人去做。

4. 不重要也不紧急的事情尽量少做。

案例

  未雨绸缪,这是我国古代的一个成语,它的意思是说在下雨之前或者是不下雨的时候要先修缮房屋门窗,以防备下雨的时候挨雨淋。

  不下雨的时候并不需要急于修缮房屋门窗,修缮房屋门窗是不紧急的事情。不漏雨的屋子对于雨天来说绝对的重要,这件事在不下雨的时候准备,才能够保证在下雨天也不影响工作的进行。

  案例分析:未雨绸缪是对第二象限事件管理的形象描述。生活工作中好多重要的工作,都需要在事件出现之前做好准备,这就是制定计划的原因。

  制定计划的目的是把那些重要而不紧急的事情,按部就班地高效完成。因此要学会怎么样制定计划,怎么样做准备。计划、准备、学习、培训等事情都是重要的预防或者是重要的储备工作。

相关工具

  目前在移动端很少有专门针对四象限法则的,但大多数GTD类工具都可以标识事项的紧急程度和重要程度,所以可以通过这些工具实践四象限法则。

     (资料来源:互联网资源)

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